Maîtrisez votre temps et gagnez en efficacité

 

On souhaiterait parfois avoir une télécommande pour stopper le temps. Ceci afin de pouvoir réaliser l’ensemble des tâches quotidiennes d’une vie en mode express.

Cette télécommande existe, elle se nomme « organisation ». Ses composants sont des règles qui, si elles sont suivies à la lettre, vous font gagner de précieuses heures.

Et puis, souvenez-vous qu’une personne pressée apparaît aux yeux de tous non pas comme importante mais comme quelqu’un de mal organisé. Tout simplement.De plus, vos collaborateurs peuvent souffrir de cet état. Vous n’êtes plus attentifs aux problèmes qu’ils rencontrent et ils peuvent se sentir négligés.

Donc faites-le pour vous et faites-le surtout pour ceux qui vous entourent (y compris votre famille qui ne vous voit plus).

Pour trouver des solutions, il faut tout d’abord cerner le problème. Posez-vous les bonnes questions :
Dans une journée type, qu’est-ce qui est chronophage ? que n’arrivez-vous jamais à faire ?

Prenez une feuille et listez vos tâches en estimant un délai de réalisation.
Vous n’y parvenez pas ? la somme des minutes dépasse allégrement la journée ?

Ce billet est vraiment fait pour vous !

Voici les règles :

Règle n°1 : priorisez !

Commencez par mettre en évidence les tâches essentielles et urgentes et attelez-vous à celles-ci dès l’entame de la journée.

Et si on tente de vous déconcentrer en vous sollicitant sur un autre sujet, soyez fermes et dites non en argumentant. Proposez une alternative ou fixez un rendez-vous à une date ultérieure.
Règle n°2 : fixez un timing pour chaque tâche
Cette règle est primordiale pour vous ainsi que pour vos collaborateurs.
On parle du principe de productivité.
A chaque tâche il ne faut pas se dire « j’ai tout mon temps ». Il est en effet indispensable de prévoir une plage horaire pour sa réalisation.
Souvenez-vous de l’exercice initial lorsque je vous ai demandé de lister vos tâches et leur délai.
Le but est que votre travail rentre dans une journée « classique » sans avoir besoin d’utiliser un chausse-pied !Règle n°3 : Préservez une marge de sécurité

En dépit de la règle 1, certains impondérables ne peuvent être reportés. Il faut les traiter.
Pour anticiper ce fait, majorez systématiquement le temps imparti à vos tâches. Ainsi, l’appel de vos clients vous prend en moyenne 2 heures 30 minutes par jour. Prévoyez 3 heures sur votre planning. Reproduisez cette surévaluation pour chaque tâche.

Règle n°4 : Ordonnez les tâches en fonction de leur difficulté

En gros, commencez la journée en vous débarrassant des tâches les plus ardues. Vous vous sentirez soulagés et adapterez votre timing en fonction du temps gagné et perdu.

Règle n°5 : faites des breaks

La concentration s’émousse à mesure que les heures s’écoulent. Il est donc indispensable de s’écouter et de ménager des pauses lorsque le ras-le-bol guette.

Quelques trucs supplémentaires :

– n’hésitez pas à mettre votre téléphone sur silencieux et de ne plus y penser pendant la réalisation d’une tâche essentielle.

– Utilisez tout le potentiel des outils informatiques et des innovations : outlook est un basique mais il existe des applications Iphone par exemple. (to do list)
– Sachez déléguer pour gagner du temps ! (nous reviendrons sur ce point dans un prochain billet)
– Modifiez vos horaires de travail
Venez plus tôt pour avancer au calme. Travailler pendant un rush est compliqué.
– Fermez votre porte ! C’est tout bête mais le fait de s’isoler 1 heure peut vous en faire gagner 2. Et puis, si vous avez suivi les règles, vous aurez du temps à consacrer à votre environnement…en temps voulu !

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